Règlement Intérieur 

Ce règlement intérieur a pour objectif de préciser les statuts de l'association Avenir Santé Environnement (ASE), dont l'objet est énoncé à l’article 2 des statuts, votés le 20 Avril 2023, à savoir :

“D’une part, mener toutes actions légales et légitimes, à la fois à l’échelon local, mais aussi national et international, contre les facteurs environnementaux nocifs pour la santé humaine, la biodiversité et l’environnement.

D’autre part, mettre en place des actions d’information, de communication, de soutien et de mobilisation en faveur de la recherche, des citoyens, ou plus particulièrement des victimes de pathologies (tels que les cancers pédiatriques) en lien présumé avec des facteurs environnementaux.”

Il sera remis à l'ensemble des membres ainsi qu'à chaque nouvel adhérent. Il est également consultable sur le site Internet de l’association.

Titre I : Membres

Article 1er - Composition

L'association Avenir Santé Environnement est composée des membres suivants :

Membres adhérents ;

Membre actif ;

Membre sympathisant ;

Membres d'honneur 

Article 2 - Cotisation

Les membres d'honneur ne paient pas de cotisation (sauf s'ils en décident autrement de leur propre volonté).

Les membres adhérents doivent s'acquitter d'une cotisation annuelle.

Le montant de celle-ci est fixé chaque année par l’Assemblée Générale Ordinaire (AGO) selon la procédure suivante :

L’AGO est convoquée par le Bureau à la demande du conseil d’administration ou sur la demande d'au moins les deux tiers des membres de l'Association au moins 15 (quinze) jours avant la date prévue et doit répondre au quorum mentionné à l’article 19 des Statuts.

Le Conseil d’Administration effectue une proposition de montant de cotisation afin d’être définitivement fixée et votée en AGO.

Pour l’année civile 2023, le montant de la cotisation est fixé à 10 euros. Le versement de la cotisation doit être établi par virement ou par chèque à l'ordre de l'association et effectué au plus tard dans les 30 jours suivant l’adhésion.

Toute cotisation versée à l'association est définitivement acquise sauf en cas de refus d’adhésion décidée par le Conseil d’Administration en application de l’article 7 des statuts. Par conséquent aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de démission, d'exclusion, de décès d'un membre en cours d’année ou de dissolution de l’association.

Article 3 - Admission de membres nouveaux

L'association Avenir Santé Environnement peut à tout moment accueillir de nouveaux membres. Ceux-ci devront respecter la procédure d'admission de l'article 7 des Statuts à savoir : envoie du envoyer le bulletin d’adhésion papier ou en ligne et s’acquitter du paiement de la cotisation dont le montant est fixé par l’Assemblée Générale, la demande d’adhésion sera examinée par le Conseil d’Administration qui se réserve le droit de refuser l’adhésion d’un membre dans les 2 (deux) mois à compter de la date d’adhésion.

Article 4 - Exclusion

Selon la procédure définie à l'article 5 des statuts de l'association Avenir Santé Environnement, seuls les cas d’infraction aux statuts ou motif grave portant préjudice moral ou matériel à l'Association peuvent déclencher une procédure d'exclusion.

Celle-ci doit être prononcée par le Conseil d’Administration seulement après avoir pris connaissance des explications écrites du membre contre lequel une procédure d'exclusion est engagée.

En tout état de cause l’intéressé doit avoir été en mesure de présenter sa défense préalablement à la décision d’exclusion.

Article 5 – Démission, Décès

Conformément à l'article 8 des statuts, le membre démissionnaire devra adresser au Conseil d'Administration, sous lettre simple ou par courrier électronique sa décision de démissionner. Par ailleurs, tout administrateur sera considéré comme démissionnaire s’il manque à 3 (trois) réunions consécutives du Conseil d’administration.

Le membre démissionnaire ne peut prétendre à une restitution de cotisation.

En cas de décès, la qualité de membre s'efface avec la personne.

Titre II : Fonctionnement de l'association

Article 1 - Le Conseil d’Administration

Conformément à l'article 8 des statuts de l'association Avenir Santé Environnement, le Conseil d’Administration a pour objet de mettre en “œuvre les orientations stratégiques décidées par l’assemblée générale. Il gère et administre l’association conformément aux orientations et aux décisions budgétaires votées.”

Il est composé de 10, 12 ou 14 membres actifs élus en AGO à la majorité et renouvelé par moitié tous les ans. Afin que l’association ne se trouve pas dans une situation de blocage, notamment lors de démission, décès ou exclusion de l’un de ses membres, le Conseil devra se réunir afin de retrouver un nombre pair.

Ceci au moyen du remplacement temporaire par un membre actif. Il est à noter que ce nouveau membre n’aura la qualité d’administrateur définitivement après un vote à la majorité en AGO selon la procédure décrite par l’article 19 des statuts. Ce membre temporaire aura les mêmes compétences et prérogatives que le membre remplacé.

Soit au moyen, si aucun autre membre actif ne souhaite être au Conseil d’Administration, d’une démission volontaire de l’un de ses membres.

Ses modalités de fonctionnement sont les suivantes :

• Convocation soit par le Bureau, soit à la demande d’au moins la moitié de ses membres;

• Réunion une fois par semestre

• compétences décrites dans les articles 3, 7 et 8 des statuts

Article 2 - Le bureau

Conformément à l'article 9 des statuts de l'association Avenir Santé Environnement, le bureau a pour objet d’instruire “toutes les affaires soumises au conseil d’administration et suit l’exécution des délibérations”.

Il est composé de 4 (quatre) membres qui se réunissent à minima une fois tous les trimestres. La présence physique des membres du Bureau n’est pas obligatoire lors des réunions qui peuvent se faire par des moyens de visioconférence ou de télécommunication.

Pour être valablement formée la réunion du Bureau, via des moyens de communication à distance, doit permettre de reconnaître et d’identifier ses membres tant vocalement que physiquement et doit se faire en temps réel. Les éventuels votes et délibérations qui auraient lieu devront se faire à main levée de façon visible par tous.

Les co.président.e.s

Les prérogatives et compétences étant décrites dans l’article 9 des statuts il est précisé dans ce RI la répartition des missions entre les co.président.e.s.

Aussi leurs missions et compétences communes sont :

• Déterminer la feuille de route des pôles

• Garantir la cohérence des actions et du bon fonctionnement de l’association

• Valider les partenariats

• Représenter l’association dans les actes de la vie civile mais aussi devant les juridictions judiciaires et administratives (pouvoir de représentation en justice).

Par ailleurs, pour des questions stratégiques, de fluidité mais aussi de répartition de la charge des missions, chacun la répartition est décrite comme suit :

Co.président.e en charge des relations extérieures :

• Porte parole de l’association, interlocuteur médias, en charge des communiqués de presse

• Interlocuteur privilégié des élus et collectivités locales

Co.président.e en charge des relations internes :

• En charge de la communication et des relations avec les adhérents

• En charge de l’organisation des campagnes d’adhésion et renouvellements

Afin que le Bureau, et plus particulièrement l’organe de co.présidence, ne se trouve pas dans une situation de blocage notamment lors de démission, décès ou exclusion les compétences sont automatiquement transférées à l’autre co.président.e.

Toutefois certaines missions peuvent être déléguées à d’autres membres du Conseil d’Administration, excepté tout ce qui est en relation avec les décisions de dépenses, les éventuels accès aux comptes bancaires, et (autres?).

En tout état de cause et comme mentionné dans l’article 9 des statuts le poste de co.préseident.e vacant sera pourvu, à minima temporairement, lors du Conseil d’Administration suivant.

La trésorerie et le secrétariat

L’article 9 ainsi que l’article 16 des statuts étant assez détaillés dans les prérogatives octroyées à ces deux autres membres du Bureau le présent RI précise toutefois que le secrétariat effectuera les missions de traitement des données à caractère personnel et aura la qualité de DPO (Data Protection Officer), ceci en l’absence d’un autre membre du Conseil d’Administration qui serait compétent en la matière et spécifiquement désigné.

Article 3 - Les Pôles de projets permanents et temporaires

En application de l’article 11 des statuts un ou plusieurs Pôles de projets temporaires peuvent être créés à l'initiative du Conseil d'Administration.

La durée d'existence de ces pôles est limitée et ne peut excéder 1 (un) an afin que le renouvellement ou non soit voté en AGO. Par ailleurs, les projets développés dans ces pôles temporaires doivent se distinguer des projets des Pôles permanents ou être créés pour répondre à une question précise d’un Pôle permanent dont le fonctionnement ne permet de le faire lui-même. Enfin le responsable du pôle temporaire sera proposé par le Bureau mais devra de préférence (ou obligation?) être membre du Conseil d’Administration.

Les réunions en présence du Bureau et des Pôles devront se faire à minima tous les trimestres, en dehors des réunions consacrées au Conseil d’Administration. Les responsables de Pôles devront, dans la mesure du possible, effectuer des comptes-rendus de leurs réunions de pôle afin de retracer les délibérations et les travaux réalisés.

Article 4 - Les outils et moyens de communications de l’association

Afin de pouvoir communiquer entre eux, mais aussi avec les adhérents de l’association, les membres du Conseil d’Administration mettent en place des moyens de communication via des supports durables (email, messageries instantanées…). Ces moyens doivent répondre à des critères de chiffrement et de sécurité afin de réduire les risques d’atteinte aux données personnelles mais aussi réduire le risque de diffusion d'informations critiques de l’association.

Ces outils doivent être utilisés de manière raisonnable afin de conserver un équilibre entre la vie privée et familiale et la vie associative avec un droit à la déconnexion.

L’association dispose de moyens de communication et de conservation des documents propres au fonctionnement normal et quotidien.

Afin de respecter les obligations en matière de protection des données, mais aussi afin de respecter son devoir de discrétion, seuls les membres du Bureau et les Responsables de Pôles permanents ont accès à ces lieux de stockage (physiques et logiques) de documents, aux emails adressés à l’association (liste non exhaustive?).

Article 5 - La dissolution de l’association et liquidation des biens

En application de l’article 23 des statuts le ou les liquidateurs sont désignés en AGE, leurs missions seront :

• Récupérer auprès des débiteurs les sommes dues à l'association

• Payer les dettes

• Résilier les contrats

• Licencier les salariés

• Si nécessaire, informer l'administration fiscale et les organismes sociaux

• D’attribuer l’actif net en application de l’article 23 des statuts

Il est recommandé d’effectuer les démarches de déclaration et de publication de la dissolution au Journal Officiel des Association des Fondations d’Entreprises (JOAFE).

Titre III : Dispositions diverses

Article 1 - Devoir de discrétion et règlement des conflits d’intérêts

L’ensemble des adhérents a un devoir de discrétion quant aux informations qui seraient diffusées notamment lors des AG et qui ne seraient pas reprises dans le Procès-Verbal.

Il en va de même pour les membres du Conseil d’Administration qui devront observer ce même devoir d’autant plus qu’il détient des informations stratégiques.

Les administrateurs devront communiquer tout événement qui entraînerait un conflit d’intérêt, plus particulièrement si dans le cadre de ses pouvoirs de décisions les intérêts privés pourraient influer sur l’intérêt de l’association. Si un administrateur se trouve dans cette situation il devra désigner un autre administrateur qui votera à sa place.

Article 2 - Établissement, modification et validation du règlement intérieur (RI)

Le règlement intérieur de l’association Avenir Santé Environnement est établi, modifié et validé par le Conseil d'Administration, conformément à l'article 14 des statuts.

La modification RI est effectuée sur proposition du Bureau, suivant les modalités de convocation du Conseil d'Administration prévus par l’article 8 des statuts ou soit lors de l’une de ses réunions semestrielles. Une fois présentés le projet de modification du RI doit être voté à la majorité absolue (la moitié des administrateurs plus un) pour devenir définitif.

Le nouveau RI sera adressé à chacun des membres de l'association soit par lettre, ou par voie électronique et téléchargeable via le site internet sous un délai de 15 jours suivant la date de la modification.